Thuiswerkvergoedingen tijdelijke verhoging door COVID-19. De federale regering besliste om het geheel van maatregelen in de context van de pandemie te verlengen. Hierbij werd de onkostenvergoeding voor telewerk, de zgn. thuiswerkvergoeding voor het tweede kwartaal van 2021 verhoogd van EUR 129,48 naar EUR 144,31 per maand. We vertellen u graag dat dit opportuniteiten met zich meebrengt, maar ook aandachtspunten.
Telewerk
Volgens de Circulaire van 26 februari 2021 wordt onder ‘thuiswerk’ verstaan: elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.
De notie ‘werkvloer’ dient ruim te worden geïnterpreteerd en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever) worden uitgevoerd. Deze circulaire heeft aldus betrekking op het thuiswerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer.
Opgelet! Deze Circulaire is niet van toepassing op werknemers die buiten hun normale werkuren thuis werken (bv. in de avond/weekends), de bedrijfsleiders en de werknemers in bvb een salary split situatie. De Circulaire zegt niet welke regeling op deze personen van toepassing is? Aldus blijft de algemene regeling van toepassing?
Forfaitaire onkostenvergoeding – thuiswerkvergoeding
Wat
Deze forfaitaire onkostenvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die gebruikelijk moeten gemaakt worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.
Voorbeelden hiervan, opgenomen in de circulaire, zijn de volgende:
- gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (incl. huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte)
- printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…)
- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …)
- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
- onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing
- koffie, water, versnaperingen
Voorwaarden
Op recht te hebben op deze forfaitaire onkostenvergoeding, moeten de betrokken werknemers op structurele en regelmatige basis thuiswerken. Onder structureel en op regelmatige basis thuiswerken wordt hier verstaan: het equivalent van één werkdag per week. Dit kan zijn, één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd. De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis. Vóór deze circulaire vereiste de fiscale administratie minstens 5 dagen telewerk per maand. De regel werd dus versoepeld.
Bedrag
Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een kennelijk deel van hun arbeidstijd van thuis uit werken, een forfaitaire vergoeding van maximum EUR 129,48 per maand toekennen. Voor het tweede kwartaal (april-mei-juni 2021), wordt dit maximumbedrag verhoogd tot maximaal EUR 144,31 per maand. Dit bedrag is vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijragen.
Cumul mogelijk
Het is opmerkelijk dat deze maandelijkse vergoeding kan gecumuleerd worden met:
- de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door de werkgever of;
- de ter beschikking stelling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door de werkgever.
Bijkomende vergoeding voor professioneel gebruik van eigen pc en/of eigen internetaansluiting
Tot slot kan deze thuiswerkvergoeding mogelijks gecombineerd worden met drie extra vergoedingen wanneer:
- Internet wordt gebruikt door de werknemer in het kader van telewerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld op een maximumbedrag van EUR 20 per maand;
- Een privécomputer wordt gebruikt door de werknemer in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum EUR 20 per maand;
- De computer ter beschikking wordt gesteld door de werkgever en de werknemer enkel een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner gebruikt, wordt als onkostenvergoeding aanvaard van EUR 5 per maand. Dit bedrag kan maximaal gedurende drie jaar worden toegekend met een absolute begrenzing van EUR 10 per maand. Wanneer een werknemer dus drie toestellen gebruikt, wordt echter het bedrag van EUR 15 per maand niet toegepast, maar de tussenkomst hiervoor algemeen beperkt tot EUR 10 per maand (als maximumbedrag).
Naar een algemeen onkostenbeleid of expense policy?
Indien deze maximumbedragen gerespecteerd hebt, worden al deze toegekende bedragen vrijgesteld van zowel belastingen als sociale bijdragen. Deze tussenkomsten van de werkgever worden niet gezien als ‘loon’ in arbeidsrechtelijke zin en zijn niet onderworpen aan de indexatie.
We raden u aan de verschillende mogelijke onkostenvergoedingen in een algemeen beleid voor uw onderneming of ‘policy’ te gieten. Uitgaande van de functies en mogelijke onkosten van uw werknemers, bepalen we samen een coherent onkostenbeleid wat u een administratieve vereenvoudiging en een competitief pakket voor uw werknemers oplevert.
Wilt u het onkostenbeleid van uw onderneming gaan herbekijken of evalueren? Wij staan u graag bij. Interesse of bijkomende vragen? Twijfel dan niet om ons te contacteren.
Blijf steeds op de hoogte en volg onze updates via Facebook en LinkedIn.
